¿Qué documentos aduaneros son necesarios para exportar?

Sin embargo, la posibilidad de vender tus productos en el extranjero o importar bienes y materias primas útiles para tu negocio requiere no solo estrategias de marketing y ventas efectivas, sino también un profundo entendimiento de los procesos logísticos: entre estos, son fundamentales los aspectos vinculados a los documentos aduaneros necesarios para la importación/exportación. Realizar una venta y luego descubrir que el envío está bloqueado en la frontera por documentación insuficiente puede generar insatisfacción en el cliente y llevar a costes adicionales para el vendedor.

Por lo tanto, es necesario conocer la legislación y regulaciones vigentes respecto a impuestos y aranceles aduaneros: pero, ¿cuáles son los documentos aduaneros necesarios para exportar al extranjero o importar productos de países extranjeros? Esta pregunta no puede ser respondida de manera definitiva: el tráfico transfronterizo de bienes cambia dependiendo de las áreas y las relaciones entre país y país, obligando a las empresas a realizar un considerable esfuerzo logístico y organizativo para evitar problemas e irregularidades.

Según un estudio realizado por Statista, en 2024 las ventas al por menor de e-commerce superarán los 6.3 trillones de dólares a nivel mundial y se espera que esta cifra continúe creciendo en los próximos años. Un informe de Transport Intelligence reporta que en 2023, se enviaron en total más de 189 billones de paquetes a nivel mundial. En la base de esta tendencia, no solo está la conveniencia de comprar productos online, sino también la oportunidad para los consumidores de acudir a un mercado más amplio y encontrar las ofertas más favorables.

Más de 5 billones de usuarios en todo el mundo utilizan internet, aprovechando la posibilidad de comprar online independientemente de la ubicación de origen de la tienda. Esto representa una gran oportunidad para las empresas, pero al mismo tiempo las obliga a evaluar y planificar tanto las compras como los envíos al extranjero con gran atención. Examinemos cómo. 

Los documentos aduaneros necesarios para exportar e importar

Entender qué documentos son necesarios para exportar se vuelve esencial para evitar complicaciones, optimizar tiempos de entrega y maximizar la satisfacción del cliente. La preparación adecuada de esta documentación es un paso vital para asegurar la eficiencia y precisión en el contexto del mercado global, permitiendo a las empresas explotar al máximo las oportunidades ofrecidas por el comercio internacional.

Países de la UE

Dentro de la Unión Europea, exportar bienes generalmente es una operación menos complicada en términos de burocracia, gracias a la creación de un mercado único que permite la libre circulación de productos entre los 27 estados miembros, sin necesidad de controles ni pago de aranceles. Sin embargo, esto no significa que las empresas puedan proceder sin ninguna documentación. Los controles sobre licencias y restricciones y regulaciones relacionadas con bienes peligrosos, así como todas las regulaciones de seguridad, salud y medio ambiente permanecen activas.

Además, las autoridades aduaneras pueden realizar controles para prevenir el comercio ilegal con el fin de proteger a los consumidores. La correcta compilación y presentación de documentos es esencial, para asegurar que el proceso de importación/exportación se desarrolle sin problemas. Confiar en actores especializados, profesionales que conocen las regulaciones de referencia de los países a los que exportas y las listas de bienes sujetos a controles particulares puede resultar ser una excelente estrategia para evitar encontrarse con contratiempos y sanciones.

Países no pertenecientes a la UE

Al mirar fuera de las fronteras de la Unión Europea, las complejidades aumentan. Cada país fuera de la UE puede tener requisitos específicos, lo que hace crucial para los vendedores conocer y preparar cuidadosamente la documentación necesaria para exportar. Los vendedores que operan desde la UE deben solicitar a la administración aduanera relevante para obtener el EORI, el número de registro e identificación, válido en toda Europa, de operadores económicos y necesario para todas las declaraciones aduaneras.

También es importante subrayar que, en este contexto, los bienes deben pasar la aduana tanto en la salida como en la entrada. En el primer caso, es necesario estar en posesión de varios documentos, que pueden ser presentados por el vendedor o por la compañía de envío que se encarga del servicio en nombre de la empresa, incluyendo:

• Factura, documentos de transporte y lista de empaque de la carga.
• Documentos de IVA y exportación.
• Licencias específicas o certificados.

Cuando los bienes llegan al país de destino, se aplican los requisitos establecidos por la ley allí. Las autoridades competentes pueden solicitar algunos documentos necesarios para la importación, tales como:

• Factura comercial proforma, con elementos descriptivos relacionados con la forma y contenido esencial.
• Lista de carga.
• Licencias de importación para ciertos bienes.
• Certificados que certifiquen el cumplimiento del producto con regulaciones de salud y seguridad, etiquetado y embalaje.

También es crucial saber si hay restricciones comerciales relacionadas con tus productos. En algunos países, como China, por ejemplo, hay listas especiales que indican los productos permitidos para la venta: viajar con la certificación en orden es esencial para asegurar la satisfacción del cliente y aportar beneficios a tu negocio. Por lo tanto, es una buena idea confiar en el asesoramiento de expertos en la gestión de procedimientos aduaneros, profesionales capaces de asistir a las empresas no solo en el envío e importación, sino también en las fases más complejas, como aquellas relacionadas con devoluciones internacionales.

Documentos aduaneros para exportar a EE. UU.

El mercado estadounidense representa un punto de referencia y una gran oportunidad. Exportar a Estados Unidos presenta desafíos únicos, sin embargo, dada la complejidad de las regulaciones las empresas deben ser meticulosas en conseguir todo correctamente para evitar retrasos que podrían impactar negativamente en la satisfacción del cliente. Estos son los documentos aduaneros para vender a EE. UU.

• Guía de embarque: representada por la etiqueta colocada en el paquete por el courier y contiene los datos del remitente, destinatario y el código que identifica el envío.
• Módulos CN22 y/o CN23: especifican el contenido del envío y su valor.
• Factura proforma: debe estar escrita en inglés, informando con precisión los datos relacionados con el remitente y destinatario; una descripción precisa de los bienes; los códigos aduaneros de referencia para los tipos de bienes; cantidad, peso neto y bruto por artículo, valor por pieza y total, especificando la moneda; el país de origen y razón de la exportación (venta al por menor, suministro de muestras no destinadas a la venta, etc.)
• Declaración de exportación libre: certifica el cumplimiento del vendedor con las regulaciones vigentes en el país al que se envía.

En Estados Unidos, también se debe prestar especial atención a la Información de Exportación Electrónica (EEI), que debe presentarse a través del Sistema de Exportación Automatizado (AES) para envíos que superen un cierto valor. Este documento es esencial para asegurar que la información de exportación sea registrada y procesada correctamente por las autoridades aduaneras. Luego hay una serie de elementos a considerar dependiendo del tipo de bienes que quieras enviar, como en el caso de aquellos que quieren vender vino online, un producto sujeto a controles y aranceles que requiere particular cuidado y atención. En estos casos, una estrategia útil es recurrir a actores que ofrecen soluciones multi-courier, para poder acceder a la mejor fórmula y capaz de garantizar el equilibrio correcto entre costes, tiempos y seguridad.

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